Datenschutzbestimmungen

Geltungsbereich und Verantwortliche

Diese Datenschutzbestimmungen gelten für the-invitation.ch, die Kundenregistrierung, das Eventstudio, Design-Demos sowie von Kunden mit The Invitation erstellte Eventwebsites, soweit die 2impress GmbH die jeweilige Datenbearbeitung verantwortet.

Für Benutzerkonten, Bestellungen, Rechnungen, Plattformbetrieb, Sicherheit und Support ist die 2impress GmbH die verantwortliche Stelle. Bei Gästedaten aus einem RSVP-Formular bestimmt in der Regel der jeweilige Veranstalter Zweck und Verwendung. The Invitation stellt dafür die technische Infrastruktur bereit und bearbeitet solche Daten im Auftrag des Veranstalters, soweit keine eigene gesetzliche Pflicht besteht.

Verantwortliche Betreiberin: 2impress GmbH, Talacher 36, 8627 Grüningen, Schweiz. E-Mail: hallo@evanu.ch. The Invitation ist ein Produkt von EVANU.

Welche Daten wir bearbeiten

Je nach Nutzung können insbesondere die folgenden Daten anfallen:

• Plattformkunden: E-Mail-Adresse, Kontostatus, gewählte Sprache, geschützte Anmeldedaten, Nachweise zur E-Mail-Bestätigung und sicherheitsbezogene Informationen.
• Eventwebsites: vom Veranstalter bereitgestellte Texte, Bilder, Logos, Datum, Ort, Programm, Design, Einstellungen und Kommunikationsvorlagen.
• RSVP-Gäste: Name, E-Mail-Adresse, Zu- oder Absage, Anzahl angemeldeter Personen und Zeitpunkt der Antwort sowie ein technisch abgeleiteter Schutzwert zur Missbrauchsbegrenzung.
• Bestellungen und Rechnungen: Name bzw. Unternehmen, Rechnungsadresse, Land, bestellter Tarif, Beträge, Rechnungsnummer, Zahlungsfrist und Zahlungsstatus.
• Kontakt und Sicherheit: Angaben aus Nachrichten und Supportanfragen sowie notwendige technische Zugriffsdaten, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt, Browserinformationen und Fehlermeldungen.

Zwecke und rechtliche Grundlagen

Wir bearbeiten Daten, um Kundenkonten und Eventwebsites bereitzustellen, Einladungen und Gästeantworten zu verwalten, Rechnungen auszustellen, den Support zu bearbeiten, Missbrauch zu verhindern und gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

Soweit die EU-Datenschutz-Grundverordnung im Einzelfall anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung insbesondere auf die Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), rechtliche Verpflichtungen (lit. c), berechtigte Interessen am sicheren Betrieb und an der Rechtsdurchsetzung (lit. f) oder, wo erforderlich, eine Einwilligung (lit. a). Massgeblich bleiben die jeweils anwendbaren Vorschriften des Schweizer Datenschutzgesetzes.

Events, Gästeanmeldungen und Veranstalter

Kunden gestalten ihre Eventwebsite mit eigenen Inhalten und gegebenenfalls eigenem Logo. Sie bleiben für die Rechtmässigkeit der von ihnen veröffentlichten Inhalte und für die datenschutzkonforme Nutzung ihrer Gästeliste verantwortlich. Der jeweilige Veranstalter entscheidet, ob und zu welchem Zweck Gäste eingeladen, kontaktiert oder ausgewertet werden.

Beim RSVP werden nur die für eine Zu- oder Absage notwendigen Angaben erhoben. Die Antwort ist für den berechtigten Veranstalter im geschützten Kundenbereich einsehbar. Dieser kann Einträge bearbeiten und Gästelisten als CSV oder PDF exportieren. Exporte, die ein Veranstalter ausserhalb der Plattform speichert, unterliegen seiner Verantwortung.

Für normale RSVP-Antworten ist auf der Plattform keine separate Pflicht-Checkbox vorgesehen. Informationen über die Datenbearbeitung müssen dennoch leicht zugänglich sein. Veranstalter haben Gäste bei besonderen Zwecken, beispielsweise werblicher Kontaktaufnahme, selbst angemessen zu informieren und gegebenenfalls gesonderte Einwilligungen einzuholen.

Registrierung, Zugang und Kommunikation

Zur Erstellung eines Kundenkontos benötigen wir insbesondere eine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Vor der Registrierung wird die Kenntnisnahme und Bestätigung dieser Datenschutzbestimmungen verlangt. Die E-Mail-Adresse wird verifiziert; bei der Anmeldung können zusätzliche E-Mail-Sicherheitscodes eingesetzt werden.

Wir senden erforderliche Konto-, Bestätigungs-, Sicherheits- und Rechnungsnachrichten. Eventbezogene E-Mail-Vorlagen können vom Veranstalter bearbeitet und über die vorgesehenen Funktionen versendet oder getestet werden. Eine eigenständige werbliche Nutzung von Gästedaten durch The Invitation erfolgt nicht.

Technisch notwendige Cookies und Zugriffe

Für Anmeldung, Sitzung, Sprachdarstellung, Formularschutz und technische Sicherheit können Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen erforderlich sein. Sie dienen dem Betrieb der angeforderten Funktionen.

Beim Aufruf der Website fallen auf Serverebene technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten an. Diese werden zur Bereitstellung, Fehleranalyse und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe verarbeitet.

Soweit auf einzelnen Seiten künftig zusätzliche Analyse- oder Marketingtechnologien eingesetzt werden, müssen diese gesondert und entsprechend den geltenden gesetzlichen Vorgaben offengelegt und gegebenenfalls erst nach Einwilligung aktiviert werden.

Hosting und Dienstleister

Für den technischen Betrieb setzen wir unter anderem Infrastrukturleistungen von hosttech ein. Für E-Mail-Zustellung, Datensicherung, technische Wartung und Zahlungsabwicklung per Rechnung können weitere sorgfältig ausgewählte Dienstleister erforderlich sein. Diese erhalten nur jene Daten, die sie für ihren jeweiligen Auftrag benötigen.

Ein Event kann Links zu externen Diensten, etwa für die Anfahrt, oder Bilder aus externen Quellen enthalten. Beim aktiven Aufrufen solcher Angebote können technische Angaben an deren Betreiber übermittelt werden. Für deren eigenständige Datenbearbeitung gelten ihre Datenschutzinformationen.

Bearbeitung im Ausland

Daten werden im Rahmen des Plattformbetriebs grundsätzlich auf der genutzten Hosting-Infrastruktur verarbeitet. Je nach konkret eingesetztem E-Mail-, Support- oder externem Inhaltsdienst kann eine Bearbeitung auch in der Schweiz oder im EU-/EWR-Raum erfolgen. Beim Abruf externer Angebote sind weitere Länder, insbesondere die USA, möglich.

Soweit wir für eine Bekanntgabe ins Ausland verantwortlich sind, beachten wir die gesetzlichen Voraussetzungen. Fehlt ein anerkannt angemessenes Datenschutzniveau, setzen wir, soweit erforderlich, geeignete Garantien wie anerkannte Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmassnahmen ein oder stützen uns auf eine gesetzliche Ausnahme. Details zur konkreten Übermittlung können unter der unten angegebenen Kontaktadresse angefragt werden.

Aufbewahrung und Löschung

Personendaten werden grundsätzlich nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck, vertragliche Verpflichtungen, die Sicherheit oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

RSVP-Daten: Die Plattform sieht eine regelmässige Bereinigung für abgeschlossene Events vor, frühestens ungefähr 180 Tage nach dem massgebenden Eventdatum. Beim endgültigen Löschen eines Events werden zugehörige RSVP-Einträge auf der Plattform entfernt. Bereits exportierte Daten beim Veranstalter bleiben davon unberührt.

Kundenkonten und Eventinhalte: Grundsätzlich während der Nutzung und bis zur berechtigten Löschung; erforderliche Sicherheits- oder Nachweisdaten können länger benötigt werden. Geschäfts- und Rechnungsbelege: im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in der Regel zehn Jahre.

Datensicherungen und technisch notwendige Protokolle können zeitlich verzögert aus dem Sicherungszyklus entfernt werden.

Datensicherheit

Wir verwenden angemessene technische und organisatorische Schutzmassnahmen, insbesondere verschlüsselte Übertragung, Zugriffsbeschränkungen, getrennte Berechtigungen, Schutz vor missbräuchlichen Anfragen und Datensicherungen. Kein internetbasierter Dienst kann absolute Sicherheit gewährleisten.

Kunden sollten sichere Passwörter verwenden, Zugangsdaten vertraulich behandeln, nur berechtigten Personen Zugang geben und Gästelisten nach dem Export angemessen schützen.

Deine Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Rechts kannst du insbesondere Auskunft über deine Personendaten, deren Berichtigung, Herausgabe oder Übertragung sowie die Löschung verlangen. Soweit eine Bearbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese grundsätzlich für die Zukunft widerrufen werden. Unter der DSGVO können weitere Rechte wie Einschränkung und Widerspruch hinzukommen.

Wende dich bei Fragen zu deinem The-Invitation-Konto an uns. Geht es um die Gästeliste eines bestimmten Events, ist grundsätzlich zuerst der betreffende Veranstalter der richtige Ansprechpartner. Wir unterstützen die Bearbeitung berechtigter Anfragen im Rahmen unserer Verantwortlichkeit und gesetzlichen Pflichten.

Du kannst dich ferner an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, namentlich in der Schweiz an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), soweit dessen Zuständigkeit gegeben ist.

Änderungen dieser Bestimmungen

Wir können diese Datenschutzbestimmungen anpassen, wenn sich Funktionen, Datenbearbeitungen oder rechtliche Vorgaben ändern. Massgebend ist die auf dieser Seite veröffentlichte aktuelle Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir, soweit erforderlich, in geeigneter Weise.